PROTECCIÓN DE DATOS

Establecer los lineamientos institucionales para la correcta gestión del tratamiento de datos personales recolectados de usuarios, clientes y terceros para dar cumplimiento a la normatividad vigente y establecer los derechos a conocer, actualizar y rectificar los datos personales que se hayan recogido.

• Constitución Política, artículo 15

• Ley 1266 de 2008

• Ley 1581 de 2012

• Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010, y Decreto Reglamentario parcial No. 1377 de 2013

• Decreto 1074 de 2015

• Circular externa 003 de 2018

Esta política aplica para el responsable del tratamiento de datos, el administrador del tratamiento de datos personales, los procesos asistenciales, administrativos y los encargados del tratamiento de datos de todas las sedes.

• Administrador del tratamiento: proceso o cargo institucional con la responsabilidad de liderar, realizar o gestionar todos los trámites a que diera lugar las actividades en materia de protección de datos.

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• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

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• Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

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• Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

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• Datos indispensables: se entienden como aquellos datos personales de los titulares imprescindibles para llevar a cabo las consultas, procedimientos e intervenciones, así como aquellos que se requieran en el ámbito de la contratación laboral y el manejo comercial de proveedores y contratistas. Los datos de naturaleza indispensable deberán ser proporcionados por los titulares de los mismos o los legitimados para el ejercicio de estos derechos.

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• Datos opcionales: son aquellos datos que Óptica Mundo Visión Valle requiere para ofrecer servicios adicionales en investigación y/o ofertas laborales, etc.

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• Dato personal: cualquier pieza de información vinculada a una o varias personas determinadas o determinables o que puedan asociarse a una persona natural o jurídica.

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• Dato público: es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de usuario, empresario o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

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• Datos sensibles: se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

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• Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento. Se aclara que el encargado del tratamiento es un tercero, ajeno a la empresa, por lo que no debe confundirse con el colaborador que al interior de la organización es quien administra la base de datos.

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• Habeas data: derecho de cualquier persona a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en el banco de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.

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• Ley de Protección de Datos: Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios o las normas que los modifiquen, complementen o sustituyan.

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• Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o tratamiento de los datos.

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• SIC: Superintendencia de Industria y Comercio.

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• Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

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• Transferencia: la transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

• Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

• Transmisión: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

El derecho a la intimidad personal, familiar y hábeas data son derechos fundamentales establecidos en el artículo 15 de la Constitución Nacional. En la actualidad estos derechos se ven cada día más amenazados por lo que se hace necesario e imperioso ponerle límites a la información que sobre una persona pueda suministrar los responsables y encargados de difundirla. El Gobierno nacional consciente que la información es el activo más preciado en este mundo globalizado y que el derecho de hábeas data requiere un tratamiento autónomo para su efectiva protección que lo garantice, expidió la Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012, mediante la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales, en ella se regula el derecho fundamental del Hábeas Data.

La Corte Constitucional mediante la sentencia C-748 de 2011 estableció el control constitucional de esta Ley Estatutaria, que es una Ley de especial jerarquía que tiene como fin esencial salvaguardar los derechos y deberes fundamentales, así como los procedimientos y recursos para su protección.

Por eso a través de esta propuesta se busca dar cumplimiento a las disposiciones previstas en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, que regula los deberes que asisten a los Responsables del Tratamiento de datos personales, dentro de los cuales se destaca el de adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos, así como el artículo 13 del Decreto 1377 de 2013 que establece la obligatoriedad por parte de los Responsables del Tratamiento de desarrollar sus políticas para el tratamiento de los datos personales y velar porque los Encargados del Tratamiento den cabal cumplimiento a las mismas.

En cumplimiento a las anteriores disposiciones, Óptica Mundo Visión Valle informa la política aplicable a la entidad para el tratamiento y protección de datos personales.

De acuerdo con lo planteado en la ley 1581 de 2012 el objetivo de esta política es: “Desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma”.

De igual forma de acuerdo a lo planteado en el decreto reglamentario 1377 de 2013 a través de la misma, se busca facilitar la implementación y cumplimiento de la ley antes señalada, regulando aspectos tales como la autorización del Titular de información para el Tratamiento de sus datos personales, las políticas de Tratamiento de los Responsables y Encargados, el ejercicio de los derechos de los Titulares de información, las transferencias de datos personales y la responsabilidad demostrada frente al Tratamiento de datos personales, este último tema referido a la rendición de cuentas.